Missä se tiedosto on?
Otetaas erä tiedostobingoa! Miten sinä säilytät tärkeät tiedostosi?
- Läppärin kovalevyllä
- Muistitikulla
- Firman verkkolevyllä
- Sähköpostin liitteenä
- Dropboxissa
- Kotikoneella
Moniko osui?
Avaat, tutkit, muokkaat ja suljet kymmeniä tiedostoja työpäivän aikana. Koska olet viimeksi miettinyt, miten parhaiten järjestäisit tiedostosi?
Tiedostokaaoksen kesyttäminen voisi mennä vaikka näin. Jos tiedostoja on paljon, ota kynä ja paperi avuksi.
- Listaa kaikki paikat, joihin olet tiedostoja jemmannut.
- Listaa aihealueet, joihin tiedostot liittyvät.
- Mieti mitä ominaisuuksia tiedostojen tallennuspaikalta tarvitset.
- Valitse edellisen perusteella uusi tallennuspaikka tai -paikat.
- Luo ylätason kansiorakenne, jossa kaikille 2-kohdan aiheille on paikkansa.
- Siirrä tiedostot uusille paikoilleen. Poista ne mitä et enää tarvitse!
- Luo tarkempia, kaksi- tai kolmetasoisia kansiorakenteita, jos joku aihepiiri sitä vaatii.
- Mieti versionhallinta-asiat. Miten nimeät kehittyvät dokumentit ja mitä vanhoille versioille tapahtuu?
- Tee tarvittaessa hienosäätöä työn edetessä
- Luo vain sellaisia ratkaisuja, joihin voit sitotua. Jos se on helppoa, se toimii. Muuten ei.
Kohta 11 (ja itse asiassa myös 0) on sitten oma lukunsa: varmuuskopiointi. Huolehdi, että tärkeät ja jopa korvaamattomat tiedostosi tulevat säännöllisesti varmistetuksi toiselle fyysiselle levylle – mielellään toisessa osoitteessa. Mutta tämä on tosiaan ihan oma tarinansa…