Toimistotyön vallankumous

Toimistossa aikaansaamista mitataan 1800-luvun teollisuuslaitoksen perityllä konstilla – tunneissa. Painat hommia kahdeksan tuntia päivässä riippumatta siitä sujuuko työ vain ei.

Parhaimmillasi tekaiset päivän tuotoksen jo ennen lounasta, mutta sitten onkin takki tyhjä. Iltapäivä menee intranetissä harhaillessa ja sähköpostia selaillessa. Mitään valmista ei varsinaisesti enää synny. Kotiin ei silti parane lähteä, etteivät työkaverit epäile lintsariksi.

Tärkeämpää, kuin kellon kyttääminen, olisi kiinnittää huomio aikaansaannoksiin. Saitko hyvän idean tänään? Ratkaisitko pitkään nakertaneen ongelman? Valmistuiko huominen koulutusmateriaali jo yhdeltä?

Toimistotalkoissa opettelemme teidän työyhteisöllenne sopivia uusia tapoja mitata aikaansaamista. Käytössä olevia konsteja ovat mm.

  • tärkeiden työtehtävien tunnistaminen
  • tiimi- tai työntekijäkohtaiset tavoitteet
  • työn suunnittelu vuosi-päivätasolla

Kyllä vain, tuttuja asioita. Miksi tämä konsulttitoimisto olisi parempi valinta? Koska me lyömme kanssasi kädet kuraan ja aivan oikeasti perkaamme läpi ja kyseenalaistamme palaverisi, tilaamasi uutiskirjeet, päivittäiset työtapasi. Emme juhli kalvosulkeisilla, vaan teemme raakaa työtä kanssasi.

Olisiko mukava saada apua omien töiden järkeistämiseen? Soita meille jo tänään!

Toimistotalkoot vieraili Oulun Ylellä

Tässä linkki tarinaan

Ravintolapäällikkö kuittilaatikolle istumaan?

Ravintoloitsija soitti. Oli hätä. Paikkaan oli tulossa uusi ravintolapäällikkö, mutta toimisto ei ollut sen näköinen, että sinne olisi kehdannut tuupata ketään töitä tekemään.

Kuva

ravintola 015

Prosessit tilitysten suhteen olivat aikojen saatossa päässeet vähän repsahtamaan ja siksi pankkikorttien maksutositteita eli ”slippejä” lojui vähän joka hyllyllä ja tasolla. Toimistossa oli lajitelma käytöstä poistettua elektroniikkaa eri vuosikymmeniltä. Ja toimistotuolikin oli rikki. Kukaan vain ei ollut ehtinyt viedä niitä pois. Kaivauksissa löytyi vanhoja auringossa haalistuneita pöytäliinoja, puolityhjiä kahvikuppeja, muistotavaraa vuosien varrelta, baaritarvikkeita, astioita ja tyhjiä pahvilaatikoita ei-niin-suloisessa sekamelskassa. Toimisto oli lähes käyttökelvoton.

Kuva

Mukana talkoissa olivat ravintoloitsija ja hänen ystävänsä, ravintola-alan ammattilainen hänkin. Reilussa päivässä homma oli tehty. Kokosimme vanhat slipit yhteen paikkaan ja varastoimme ne. Loimme lisäksi toimintaohjeet, jotta vastaavaa kaaosta ei enää synny. Arkistoimme tärkeät työvuorolistat siististi mappeihin, veimme kaiken turhan pois. Lisäksi paikalle kutsuttu huoltomies kiinnitti seinään ilmoitustaulut, korjasi huojuvat hyllyt ja vaihtoi palaneet lamput käytävätilassa. Hyllyjen reunoihin dymoilimme vielä tarrat, jotka kertovat, mitä hyllyillä säilytetään. Ja hankintalistalle kirjasimme uuden toimistotuolin.

ravintola 019

Kun muut työntekijät näkivät talkoiden aikaansaannokset, he olivat yllättyneitä tapahtuneesta muutoksesta.  Positiivista palautetta tuli heti. Ja ravintoloitsija, hän kehtaa nyt päästää uuden päällikön eteistä pitemmälle.

Mitenkäs teidän toimistonne? Jos ammattiapu on tarpeen, ota yhteyttä!

Kuva

ravintola 021

Missä se tiedosto on?

Otetaas erä tiedostobingoa! Miten sinä säilytät tärkeät tiedostosi?

  • Läppärin kovalevyllä
  • Muistitikulla
  • Firman verkkolevyllä
  • Sähköpostin liitteenä
  • Dropboxissa
  • Kotikoneella

Moniko osui?

Avaat, tutkit, muokkaat ja suljet kymmeniä tiedostoja työpäivän aikana. Koska olet viimeksi miettinyt, miten parhaiten järjestäisit tiedostosi?

Tiedostokaaoksen kesyttäminen voisi mennä vaikka näin. Jos tiedostoja on paljon, ota kynä ja paperi avuksi.

  1. Listaa kaikki paikat, joihin olet tiedostoja jemmannut.
  2. Listaa aihealueet, joihin tiedostot liittyvät.
  3. Mieti mitä ominaisuuksia tiedostojen tallennuspaikalta tarvitset.
  4. Valitse edellisen perusteella uusi tallennuspaikka tai -paikat.
  5. Luo ylätason kansiorakenne, jossa kaikille 2-kohdan aiheille on paikkansa.
  6. Siirrä tiedostot uusille paikoilleen. Poista ne mitä et enää tarvitse!
  7. Luo tarkempia, kaksi- tai kolmetasoisia kansiorakenteita, jos joku aihepiiri sitä vaatii.
  8. Mieti versionhallinta-asiat. Miten nimeät kehittyvät dokumentit ja mitä vanhoille versioille tapahtuu?
  9. Tee tarvittaessa hienosäätöä työn edetessä
  10. Luo vain sellaisia ratkaisuja, joihin voit sitotua. Jos se on helppoa, se toimii. Muuten ei.

Kohta 11 (ja itse asiassa myös 0) on sitten oma lukunsa: varmuuskopiointi. Huolehdi, että tärkeät ja jopa korvaamattomat tiedostosi tulevat säännöllisesti varmistetuksi toiselle fyysiselle levylle – mielellään toisessa osoitteessa. Mutta tämä on tosiaan ihan oma tarinansa…